Este una dintre instituțiile publice de la Botoșani cu mai puțină vizibilitate la public și probabil că nu mulți sunt botoșănenii care-i cunosc existența sau specificul.
Serviciul Judeţean Botoşani al Arhivei Naţionale (SJAN) este o instituție publică care pare străină botoșănenilor, însă importanța pe care o are este una demnă de evidențiat.
Acest Serviciu Județean de Arhivă se ocupă, de regulă, cu stocarea documentelor istorice, de școlaritate, de stare civilă, contracte de vânzare / cumpărare, decizii privind înființarea unor instituții și altele de interes personal pentru fiecare cetățean.
,,Arhiva păstrează memoria colectivă a comunității, de la acte de naștere, acte de stare civilă, judecătorești, administrative, de școlaritate. Avem toate genurile de documente. Însă, doar după un anumit termen ajung la arhivele din Botoșani.”
Rodica Crăcană, şef al Serviciului Juţean Botoşani al Arhivelor Naţionale.
Actul de naştere integrat în interiorul unui dosar poate conţine, pe lângă numele persoanei şi numele părinţilor, vârsta pe care o aveau când s-a născut copilul, inclusiv profesia pe care o deţineau la acea vreme.
Înainte de stocarea documentelor predate către instituție, angajații Arhivei trebuie să cerceteze minuţios fiecare parte scrisă din document şi să se asigure că actul este unul oficial.
Există aşadar, un termen prestabilit prin care acele documente ajung în posesia instituției de arhivare.
,,Potrivit legislației, există termene la care se predau la arhivă. Spre exemplu documentele scrise ajung după 30 de ani de la constituire, iar registrele de stare civilă, după 100 de ani. În rest, sunt păstrate la primării, dar nu ajung decât genul de documente semnate, care fac parte din Fondul Arhivistic Naţional.”
a mai completat şefa SJAN.
De asemenea, sunt şi documente practice care nu ajung să fie stocate la arhivă. Statele de plată sau cărţile de muncă sunt predate operatorilor economici sau deţinătorilor.
Mai mult decât atât, există un instrument numit nomenclator arhivistic care este obligatoriu pentru fiecare crator şi deţinător de arhivă. Este realizat sub forma unei fişe numerotate cu toate actele deţinute, cât şi termenul de păstrare al acestora până să fie predate SJAN-ului.
Referitor la actele de stare civilă, acestea sunt păstrate de fiecare primărie timp de zece decenii, ulterior fiind predate către Serviciu cu scopul arhivării.
Toate documentele aflate deja în inventarul Serviciului Judeţean sunt păstrate pentru totdeauna.
,,Ele rămân, noi suntem depozitarii unei cantităţi importante de arhivă din Botoşani. Avem aproape cinci kilometri de arhivă, documente puse unul lâgă altul care rămân pentru veşnicie.”
Pentru a depozita o cantitate imensă, de acest gen este nevoie, bineînțeles de un spațiu la fel de generos. Șefa instituției, Rodica Crăcană, a menționat că pentru moment există suficient spațiu pentru stocarea hârtiilor.
,,Anul acesta suntem în curs de preluare a registrelor de stare civilă până la 1923, majoritatea primăriilor fiind deja înștiințate cu privire la acest lucru, sunt programate. În ceea ce priveşte documentele scrise, cred că avem undeva la 56 de primării care au predat arhiva până la 1989.”
În prezent, se lucrează la îmbunătăţirea unei baze de date care să scaneze şi stocheze digital toate dosarele.
