Cum să îți faci propriul sistem de arhivare pentru documente importante

Iată câțiva pași simpli pentru a-ți crea propriul sistem de arhivare.

Înțelege nevoile și scopul arhivării

Înainte de a începe, trebuie să îți dai seama ce tipuri de documente vei arhiva și care sunt cele mai importante. Este important să înțelegi exact ce fel de hârtii sau fișe ai de gestionat: facturi, contracte, documente fiscale, corespondență oficială sau acte personale.

Un sistem bine gândit va face ca orice document să poată fi găsit rapid și ușor. De exemplu, unii preferă să își păstreze documentele financiare într-o categorie separată, iar celelalte pot fi grupate în funcție de sectorul de activitate sau perioada în care au fost emise.

Investește în instrumentele potrivite

Pentru a-ți organiza eficient documentele, ai nevoie de câteva instrumente de bază. Pe lângă dosare și fișe, ai nevoie de un perforator hartie, dar și de alte accesorii de birou, cum ar fi etichetele, care îți vor permite să găsești rapid orice document ai nevoie. 

Dacă ai documente mai sensibile sau valoroase, coperțile de protecție sunt o alegere excelentă pentru a le păstra intacte pe termen lung. De asemenea, mapele de arhivare sunt ideale pentru stocarea unui număr mare de documente pe categorii, ajutându-te să îți organizezi eficient întreaga arhivă.

Alege tipul de arhivare potrivit

Există mai multe metode de arhivare, iar alegerea unui sistem depinde de preferințele tale și de volumul de documente. Cele mai comune opțiuni sunt:

●    arhivarea pe dosare - poți organiza documentele în dosare de carton sau plastic, etichetându-l pe fiecare în funcție de categoria sa;
●    arhivarea pe fișe - fiecare dintre ele poate conține un anumit tip de document sau un set de documente din aceeași categorie;
●    arhivare digitală - un sistem de organizare pe calculator sau într-un serviciu de cloud. Aici, însă, trebuie să ai grijă de securitatea fișierelor și să faci backupuri regulate.

Etichetează și categorisește documentele

După ce ai perforat documentele, următorul pas este să le etichetezi corespunzător. Este important să folosești etichete clare și vizibile, astfel încât să poți identifica rapid ce document se află în fiecare dosar sau fișă. Poți alege să le grupezi pe categorii (facturi, contracte, etc.) sau pe luni/ani, în funcție de tip.

În plus, asigură-te că ai un sistem de arhivare care să-ți permită să adaugi documente noi fără a crea haos. Fiecare categorie trebuie să aibă un loc bine definit, iar actele să poată fi ușor de adăugat sau găsit.

Încearcă să îți păstrezi documentele într-un loc sigur

Dacă alegi să îți arhivezi documentele pe hârtie, este foarte important să le depozitezi într-un loc uscat și bine ventilat, pentru a preveni deteriorarea acestora din cauza umezelii. Umiditatea poate afecta grav calitatea hârtiei, ducând la îngălbenirea și ruperea acesteia, ceea ce poate face imposibilă citirea documentelor pe termen lung. 

Pe de altă parte, dacă optezi pentru arhivarea digitală a documentelor, este esențial să fii atent la securitatea online. Deși îți oferă avantaje semnificative în ceea ce privește economisirea de spațiu și accesibilitatea rapidă a documentelor, aceasta poate veni cu riscuri legate de protecția datelor. 

Revizuiește periodic sistemul de arhivare

Sistemul de arhivare pe care îl creezi nu este „permanent”. Este important să îl revizuiești periodic, să îți actualizezi fișele și să arunci documentele care nu mai sunt necesare. De asemenea, poți să îți îmbunătățești periodic sistemul pentru a-l face și mai eficient.

Un sistem de arhivare bine pus la punct nu doar că îți va economisi timp, dar te va ajuta și să păstrezi controlul asupra documentelor tale importante. Indiferent dacă ești acasă sau la birou, un astfel de sistem este esențial pentru a te asigura că totul este într-o ordine perfectă.

Sursa foto: Shutterstock